Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (általános adatvédelmi rendelet, GDPR) a személyes adatok kezelésére vonatkozóan alapelveket határoz meg, az alapelvek teljesüléséhez pedig részletes követelményrendszert állapít meg. Az ötödik alapelv a korlátozott tárolhatóság elve.
Az alapelv szerint a személyes adatok tárolásának olyan formában kell történnie, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé. A személyes adatok ennél hosszabb ideig történő tárolására csak akkor kerülhet sor, amennyiben a személyes adatok kezelésére közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból kerül majd sor. A tárolás során az érintettek jogainak és szabadságainak védelme érdekében előírt megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket végrehajtva kell eljárni.
Az adatkezelőnek biztosítania kell azt, hogy a személyes adatok tárolása a lehető legrövidebb időtartamra korlátozódjon. Ennek érdekében az adatkezelő törlési vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket kell megállapítson, értelem szerűen ezt az adatkezelésre vonatkozó belső szabályozásban rögzítenie kell.
Nem összekeverendő a korlátozott tárolhatósággal, de hasonló megfogalmazás az adatokhoz való hozzáférés korlátozása, ez lényegében a hatodik alapelv, az integritás kérdéskörébe tartozik.
GYAKORLATI KÉRDÉSEK, PROBLÉMÁK
A szociális törvény szerinti adatkezelésnél a szociális ellátásra való jogosultság megszűnésétől (ez alatt értendő a jogviszony megszüntetése a személyes gondoskodást nyújtó szolgáltatások esetében) számított öt év elteltével – a szolgálati időre jogosító ellátások kivételével – törölni kell az adott személyre vonatkozó adatokat. A szolgálati időre jogosító ellátások esetében az adott személyre vonatkozó adatok törlését a Kormány külön rendeletben szabályozza.
Az Szt. külön nem rendelkezik a témában, de a nyilvántartásból gyakorlatilag azonnal törölhető annak a személynek az adata, aki a szolgáltatásra várakozik és a szolgáltatás iránti igényét visszavonja, ezzel ugyanis a célhoz kötöttség elve szerint az adatkezelés elvesztette értelmét (a szolgáltatás igénybevételének megalapozását). A várakozók esetében a nyilvántartott igények teljesítésének indokoltságát jogszabály szerint évente vizsgálni kell, ez gyakorlatban szintén megfeleltethető a korlátozott tárolhatóság elve szerinti felülvizsgálatnak, célszerű ezt a belső szabályozásban is rögzíteni.
A Gyvt. 142. § (1) bekezdése szerint, ha a törvény másképp nem rendelkezik, a Gyvt. 138. §, a 139. § (1) bekezdése, a 140. § és a 141. § szerint vezetett nyilvántartásból – a jogosultság megszűnésétől, illetve a gyermek nagykorúságától számított 25 év elteltével – törölni kell az adott személyre vonatkozó adatokat.
A korlátozott tárolhatóság szempontjából kérdéses azon adatok kezelése, melyek nem az Szt. vagy Gyvt. szerinti nyilvántartás adatkörébe esnek, ilyenek pl. a szolgáltatás igénybevételével kapcsolatos adatok (gondozási, forgalmi naplók tartalma) vagy a környezettanulmányok, egyéb információs adatlapok tartalma, különösen akkor, ha azokban a szolgáltatás igénybevevőjén és törvényes képviselőjén túl egyéb személyekre vonatkozóan is fellelhetők adatok. A jövőben ezen adatkörök esetében mindenképpen szükséges a szabályozást pontosítani.
Kapcsolódó anyagok
- GDPR alapelvek 1. – Jogszerűség, tisztességesség, átláthatóság
- GDPR alapelvek 2. – Célhoz kötöttség
- GDPR alapelvek 3. – Adattakarékosság
- GDPR alapelvek 4. – Pontosság
- GDPR alapelvek 5. – Korlátozott tárolhatóság
- GDPR alapelvek 6. – Integritás és bizalmas jelleg
- GDPR alapelvek 7. – Elszámoltathatóság
- Adatvédelmi tisztviselő
- 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet
- 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.)
