A napokban jelent meg a támogató szolgálatok számára kiírt, gépkocsi-beszerzésre irányuló pályázat. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján készítettünk egy rövid összefoglalót, benne azokkal a kritikus hibákkal, melyek a legtöbbször kellemetlenséget okoznak a pályázatok kapcsán.
Egy pályázat írása közben mindenki a szakmailag fontos részekre koncentrál, ezért legtöbb esetben alapvetően apró, szinte lényegtelennek tűnő technikai dolgokban vannak a hibák. Ezek az elrontott apró dolgok viszont eredményezhetik a pályázat érvénytelenségét is, de legalábbis jelentős többletmunkát jelent a pályázónak és a pályázatkezelőnek is. Ezek közül mutatunk be most néhány gyakran előforduló, fontosabb hibát, a teljesség igénye nélkül.
Érvénytelenséget eredményező hibák
Az Ávr. alapján a pályázat befogadása során vizsgálni kell, hogy a pályázat a meghatározott határidőn belül került benyújtásra, az igényelt költségvetési támogatás összege nem haladja meg a maximálisan igényelhető mértéket, és a támogatási arány nem haladja meg a pályázati kiírásban meghatározott maximális támogatási intenzitást, a pályázó pedig a pályázati kiírásban meghatározott lehetséges támogatást igénylői körbe tartozik-e.
Határidő betartása
A pályázat benyújtására minimum 30 nap áll rendelkezésre, a pályázati felhívás és útmutató is tartalmazza a beadás határidejét. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a pályázók többsége mégis az utolsó héten kezd intenzíven foglalkozni a beadáshoz szükséges dokumentumokkal, és sokszor az utolsó pillanatban intézik a beadást. Ez ugyanakkor magába foglalja a kockázatot, hogy a határidőből kicsúszik a pályázó.
Támogatási összeg
Figyelmesen kell elolvasni a támogatási összeg és intenzitás leírását, a jogszabály szerint amennyiben a pályázó a kiírásban foglaltnál több, illetve nagyobb arányú támogatást igényel, az a pályázat érvénytelenségét eredményezi. Érdemes odafigyelni arra, hogy az önerő felhasználását hogyan írja elő a felhívás: szükséges-e vagy nem, ha igen, milyen arányban? Ha nem szükséges, de a pályázó fel szeretné tüntetni, akkor annak összegét ne számolja bele a támogatási igénybe.
Támogatást igénylők köre
Figyelni kell arra, hogy a pályázat benyújtója a fenntartó vagy a szociális intézmény (szolgáltató). A legtöbb pályázat a fenntartó által benyújtható, abban az esetben, ha az intézmény nyújtja be a pályázatot, az érvénytelen lesz. Különösen oda kell figyelni a társulások esetén, ahol a társulás, illetve a gesztor önkormányzat szokott összekeveredni.
Egyéb hibák
Ezeken felül vannak további, meghiúsulást vagy jelentős kellemetlenséget eredményező hiba-lehetőségek, ezekre szintén érdemes figyelmet fordítani.
Az elektronikus benyújtás ördöge
A késői benyújtás esetén fennáll a kockázat, hogy az egy időben beérkező, nagyszámú pályázat a befogadó elektronikus rendszert túlterhelheti, így elveszhet a pályázat. Célszerű figyelembe venni, hogy a legtöbb lebonyolító szervezet éjszaka nem dolgozik, s bár a határidő általában éjfél – a 23.58 perckor elküldött e-maillel kapcsolatos technikai problémák megoldásában nem lesz már érdemi segítsége a pályázónak.
Mindenképp javasolt visszaigazolást kérni a küldött e-mail fogadásáról/olvasásáról, amelyet a levelező rendszerek nagy többsége tud funkcióként biztosítani. Ezt a visszaigazolást érdemes lementeni, akár képernyőképként is. Ha nem érkezik visszaigazolás, akkor célszerű telefonon utánakérdezni a pályázat beérkezésének.
Óriásfájlok
Az elektronikus benyújtás teljesítéséhez a benyújtandó dokumentumokat megfelelő méretű és formátumú dokumentumban kell benyújtani. A legnagyobb problémát az egyes dokumentumok képpé, illetve pdf állománnyá alakítása jelenti. Érdemes tudni, hogy az 5 MB feletti küldemények több levelező rendszernél problémát okoznak, akár a feladás, akár az érkeztetés esetén, emiatt a pályázat elveszhet.
Csak javasolni tudjuk, hogy aki bizonytalan e téren, az kérjen segítséget a szkennelésben, formátum és méret beállításában, esetleg a tömörítésben. Célszerű olyan levelező rendszert (illetve beállításokat) alkalmazni, ami képes nagyobb állományok mozgatására.
Elektronikus pályázatkezelő rendszerekben gyakran különbözik a pályázat mentésére és annak véglegesítésére szolgáló funkció. Ez utóbbi nélkül, hiába van mentve a pályázat, nem számít beküldöttnek így még az érvényessége sem vizsgálható.
E-mail alapú beküldésnél fontos, hogy a pályázatban megadott címre kerüljön a mail beküldésre, akkor számít benyújtottnak a pályázat, ha a megfelelő helyre érkezik. A rossz helyre küldött pályázatok, hiánypótlások és egyéb bekért dokumentumok olyanok, mintha egyáltalán nem kerültek volna beküldésre. Ha csak több e-mail formájában tudja valaki csatolni az iratokat, akkor a tárgynál is jelölje a küldött e-mailek sorszámát, így már rögtön látható, hogy nem többször került ugyanaz a tartalom megküldésre.
Adathibák
A pályázatban minden esetben a közhiteles nyilvántartások szerinti, illetve okirattal igazolható adatokat szükséges feltüntetni. Ügyelni kell az adatok pontos megadására, benyújtás előtt azokat akkor is érdemes ellenőrizni, ha kézenfekvőnek tűnik helyességük.
Nagyobb gond forrása lehet, ha a szervezeti adatok változása nem kerül átvezetésre a különböző nyilvántartásokban, itt jellemzően a Szolgáltató nyilvántartás (MÜKENG) felé történő adatváltozás-bejelentés elmaradása okoz gondot. Civil szervezetek esetében a képviseletre jogosult személyek változásával kapcsolatos bírósági bejegyzés hiányzik sok esetben.
A hazai szabályozás szerint költségvetési támogatás annak nyújtható, aki megfelel a rendezett munkaügyi kapcsolatok követelményeinek, átlátható szervezetnek minősül. A támogatási igény benyújtásának feltételéül előírható, hogy a támogatási igény benyújtójának ne legyen esedékessé vált és még meg nem fizetett adótartozása. Ezen tételeket a pályázat benyújtójának már a pályázati szakaszban igazolnia szükséges, de szerződéskötés esetén a feltételek folyamatos fennállását újra igazolnia kell. Ügyelni kell arra, hogy a benyújtott dokumentumok kiállításának dátuma nem lehet a támogatási igény benyújtásának napjától számított harminc napnál régebbi.
Kapcsolattartásra megadott elérhetőségek
Minden pályázathoz meg kell adni azokat az elérhetőségeket, ahova a pályázattal kapcsolatos üzenetek, visszajelzések küldhetők, itt a postacím mellett egyre nagyobb jelentősége van a telefonos elérhetőségeknek és elektronikus levelezési címeknek. Gyakori hiba a kapcsolattartási adatok hibás megadása, a kapcsolattartó változásának be nem jelentése. Pályázattal kapcsolatos e-mail címeknél fontos a napi rendszerességű ellenőrzés, mivel a pályázattal kapcsolatos feladatok rövid határidővel kerülnek előírásra. A határidők be nem tartása a pályázat sikertelenségét eredményezheti. Fontos, hogy a kapcsolattartó személy tudjon a pályázatról és átadja a megfelelő személyeknek a pályázattal kapcsolatos információkat.
Költségvetés tervezése
A költségek tervezése során figyelni kell a pályázati kiírásokat, az elszámolható és nem elszámolható tételek vonatkozásában. Első fontos tétel a működési és beruházási (fejlesztési) kiadások elhatárolása, vannak pályázatok, melyek csak az egyik vagy másik költségcsoportot támogatják, de ahol mindkét célra lehet pályázni, ott is lehetnek korlátozások. Mindkét költségnemen belül a pályázati felhívás meghatározhatja az elszámolható és nem elszámolható költségek típusát, azok arányát vagy konkrét összegét.
Mindig ellenőrizzük, hogy elő vagy utófinanszírozott pályázatról van-e szó? Az Áht/Ávr. alapján kiírt hazai pályázatok jogszabály szerint alapértelmezetten utófinanszírozottak, de a pályázó kérésére támogatási előlegként folyósítható az elnyert támogatás. A támogatási előlegként történő folyósítást a legtöbb esetben a pályázati űrlapon kell megtenni, ennek elmaradása a forrásszegény pályázók esetében veszélyezteti a pályázat megvalósítását.
A költségek tervezésekor figyelembe kell venni, hogy a tervezettől való eltérést a lebonyolítótó felé jelezni szükséges és annak végrehajtása a lebonyolító jóváhagyását igényelheti. Ennek elmaradása, ahogy a pályázati program lényegi elemeinek módosítása is visszafizetést eredményezhet. Abban az esetben, ha a támogatás felhasználás intenzitását is meg kell adni, akkor értelemszerűen kell tervezni, illeszkedve a projektben vállalt feladatokhoz (nem lehet későbbi egy tevékenységhez szükséges eszköz, mint maga a tevékenység). Az egyes költségelemek mindig igazodjanak a teljes feladat szakmai tartalmához, legyen jelölve a dokumentumok valamelyikében, hogy a teljes feladat megvalósításához szükséges egyes beszerzések miként járulnak hozzá.
Pályázati szempontok megjelenítése
Szakmai tartalmak kidolgozásánál a pályázati szempontrendszert érdemes figyelembe venni. A rövid, tömör, lényegre törő, pályázati program szempontjából fontos információkra, tényekre épülő megfogalmazásra érdemes törekedni, a maximális karakterszám nem a szöveg kötelező hosszát jelöli.
Kerülendő a jogszabályok és teljes szakmai programok teljes bemásolása, s hacsak a pályázat nem kéri, kerülendő a pályázat több évre visszamenő adatsorokkal való feltöltése. Fontos, hogy a pályázat szakmailag egységes legyen, az egymásnak ellentmondó információk kiszűrése, a program ténylegesen jelentőségéhez illeszkedő értékelés fontos lehet a bírálat során.
Jogszabályi háttér:
- 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról
- 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról
